Privacyverklaring van Menuallergenen
Welke gegevens deze site en deze dienst raken, waarom wij ze verwerken, hoe lang wij ze bewaren en wat jij daarover te zeggen hebt.
De Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) is sinds 25 mei 2018 van toepassing en wordt in Nederland aangevuld door de Uitvoeringswet AVG. Deze verklaring legt in gewone taal uit hoe wij daar bij Menuallergenen mee omgaan. Zij gaat over deze website en over de software voor allergenenbeheer die wij daaronder aanbieden.
Wie is verantwoordelijk
Verwerkingsverantwoordelijke is MLJ, de uitgever van Menuallergenen. De volledige bedrijfsgegevens staan in het colofon. Voor alle vragen over persoonsgegevens gebruik je jimenezjulien42@gmail.com. De berichten komen binnen bij Jimenez Julien, die de site uitgeeft en de software bouwt.
Wij houden een verwerkingsregister bij, zoals artikel 30 AVG voorschrijft. De uitzondering voor kleine organisaties helpt in de praktijk zelden, omdat de verwerking niet incidenteel is; wij gaan er daarom van uit dat de plicht gewoon geldt.
Welke gegevens deze dienst raakt
Menuallergenen is een systeem over gerechten, niet over mensen. Toch komen er persoonsgegevens bij kijken, en die zetten we hier per situatie op een rij.
Via het contactformulier op deze site
- je naam;
- je e-mailadres;
- de naam van je bedrijf of organisatie, als je die invult;
- waar je aanvraag over gaat, dus de keuze voor een demo, voor het pakket Kaart, Keuken of Keten, of voor een offerte op maat;
- de omschrijving van je situatie die je zelf in het berichtveld typt;
- technische gegevens die bij het versturen horen, zoals het tijdstip en het IP-adres, die het formulier vastlegt om spam tegen te houden.
Vermeld in het berichtveld geen gegevens over de gezondheid van jezelf of van anderen. Wij hebben die niet nodig om je vraag over allergenenbeheer te beantwoorden, en gezondheidsgegevens zijn bijzondere persoonsgegevens in de zin van artikel 9 AVG.
Als je klant wordt
- gebruikersaccounts van je medewerkers: naam, e-mailadres en de rol in het systeem, bijvoorbeeld keuken of bediening;
- de vastlegging van wie welke receptuurwijziging heeft ingevoerd en bevestigd, want juist die controleerbare geschiedenis maakt een allergenenvastlegging bruikbaar;
- factuur- en contactgegevens van de onderneming;
- de e-mails die wij met elkaar wisselen over het gebruik van de software.
Wat geen persoonsgegevens zijn
Het grootste deel van wat je in Menuallergenen invoert, zijn geen persoonsgegevens: gerechtnamen, ingredienten, leveranciers, receptuur en de veertien allergenen die EU-verordening 1169/2011 aanwijst. Die informatie is bedrijfsinformatie van jouw zaak. Wij gebruiken haar niet voor onszelf, verkopen haar niet en delen haar niet met derden.
Wij leggen geen gegevens van gasten vast
Bewust ontwerp
Menuallergenen kent geen gastendossier. Er is geen veld om vast te leggen dat een bepaalde gast noten niet verdraagt, en dat is een bewuste keuze. Zodra je zou noteren welke gast welke allergie heeft, verwerk je gezondheidsgegevens, en dat zijn bijzondere persoonsgegevens waarvoor artikel 9 AVG een streng regime kent. De software werkt daarom uitsluitend van de andere kant: zij beschrijft wat er in een gerecht zit, zodat de gast zelf kan kiezen.
Ook de gastenpagina waarop bezoekers de allergeneninformatie van jouw kaart kunnen bekijken, vraagt niets van hen. Geen inlog, geen formulier, geen tracking en geen advertentiecode.
Waarom wij dit verwerken
- Je aanvraag beantwoorden
- Wij gebruiken de gegevens uit het formulier om je vraag te beantwoorden en om een demo of een voorstel voor te bereiden. Dat zijn stappen die vooraf kunnen gaan aan een overeenkomst, en jij zet die stappen zelf door het formulier te versturen.
- De dienst leveren
- Ben je klant, dan verwerken wij gegevens om accounts aan te maken, ondersteuning te geven en de software te laten werken. Dat is nodig voor de uitvoering van de overeenkomst.
- De boel veilig houden
- Voor spamfiltering, foutopsporing en beveiliging van de website verwerken wij beperkte technische gegevens. Dat gebeurt op grond van ons gerechtvaardigd belang om deze site bruikbaar en veilig te houden.
- De wet volgen
- Facturen en de bijbehorende administratie bewaren wij omdat de fiscale bewaarplicht van zeven jaar dat vraagt.
Wij sturen geen nieuwsbrief zonder dat je daar zelf om vraagt, en wij gebruiken je gegevens niet om je op andere kanalen te volgen of te profileren.
Hoe lang wij gegevens bewaren
| Gegevens | Bewaartermijn |
|---|---|
| Aanvraag via het formulier die niet tot een klantrelatie leidt | Maximaal twee jaar na het laatste contact, daarna verwijderen wij het bericht |
| E-mailcorrespondentie | Zolang die nodig is voor de vraag of de klantrelatie, en daarna maximaal twee jaar |
| Gebruikersaccounts en receptuur van een klant | Gedurende de looptijd van het abonnement; na beeindiging krijg je de gelegenheid je gegevens op te halen, daarna verwijderen wij ze |
| Facturen en boekhouding | Zeven jaar, wegens de fiscale bewaarplicht |
| Technische logbestanden van de website | Kort, alleen zolang dat voor beveiliging en foutopsporing nodig is |
Wie de gegevens verder ziet
Wij verkopen geen gegevens en delen ze niet met adverteerders. Er zijn twee soorten ontvangers.
- Netlify host deze website en handelt de verzending van het contactformulier af. Netlify handelt daarbij in onze opdracht en is verwerker in de zin van artikel 28 AVG, waarvoor een verwerkersovereenkomst geldt.
- Onze e-mailvoorziening, waarmee wij je bericht ontvangen en beantwoorden.
Daarnaast kunnen wij gegevens verstrekken als een wettelijke verplichting ons daartoe dwingt. Verder krijgt niemand toegang, en binnen MLJ heeft alleen Jimenez Julien toegang tot de aanvragen.
Doorgifte buiten de Europese Unie
De gegevens van klanten in de software staan op servers binnen de Europese Unie. Voor de hosting van de website en de formulierafhandeling maken wij gebruik van een dienstverlener die ook buiten de Europese Economische Ruimte actief is. Waar gegevens daarbij buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt, gebeurt dat op basis van de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie, aangevuld met technische maatregelen zoals versleuteld transport.
Beveiliging en datalekken
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen: versleutelde verbindingen, toegang op basis van rollen, wachtwoorden die niet leesbaar worden opgeslagen en zo min mogelijk gegevens verzamelen. Dat laatste is de sterkste maatregel die er bestaat: wat je niet vastlegt, kan ook niet lekken.
Gaat er toch iets mis, dan melden wij een datalek binnen 72 uur na ontdekking bij de Autoriteit Persoonsgegevens, tenzij het onwaarschijnlijk is dat het lek een risico oplevert voor de betrokkenen. Elk datalek registreren wij intern, ook als het niet gemeld hoeft te worden. Levert een lek een hoog risico op, dan informeren wij ook de betrokkenen zelf.
Jouw rechten
Je hebt het recht op inzage, rectificatie, wissing, beperking van de verwerking, dataportabiliteit en bezwaar. In gewone woorden: je mag opvragen wat wij van je hebben, het laten verbeteren, het laten verwijderen, het gebruik ervan laten stilzetten, het in een bruikbaar bestand meekrijgen en bezwaar maken tegen een verwerking die op ons gerechtvaardigd belang is gebaseerd.
Een verzoek stuur je naar jimenezjulien42@gmail.com. Wij beantwoorden het binnen een maand. Is het verzoek ingewikkeld of ontvangen wij er meerdere tegelijk, dan mogen wij die termijn met maximaal twee maanden verlengen; in dat geval laten wij dat binnen de eerste maand weten. Om te voorkomen dat wij gegevens aan de verkeerde persoon geven, kunnen wij vragen om aanvullende informatie waarmee je aantoont dat jij het bent.
Klacht bij de toezichthouder
Ben je het oneens met hoe wij met je gegevens omgaan, dan horen wij dat het liefst eerst zelf, zodat wij het kunnen rechtzetten. Je hebt daarnaast altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de Nederlandse toezichthouder op de AVG.
Wijzigingen in deze verklaring
Verandert de dienst of de manier waarop wij gegevens verwerken, dan passen wij deze verklaring aan en vermelden wij de nieuwe datum. Grote wijzigingen melden wij aan bestaande klanten per e-mail. De actuele versie staat altijd op deze pagina.
Wil je weten welke cookies deze site plaatst, lees dan het cookiebeleid. De afspraken over de dienst zelf staan in de algemene voorwaarden.